Getting Things Done – den bästa metoden för att få saker gjorda

Ingen annan metod för produktivitet har påverkat och inspirerat mig så mycket som David Allens enkla och geniala GTD, Getting Things Done. Metoden innehåller flera steg, men kan sammanfattas i en stor mängd planering och i att utföra det planerade.

Inboxen är kanske det viktigaste av allt

Det första steget i GTD är att samla alla kom ihåg, todo och ”måsten” i en och samma inkorg. Den må vara digital, men det funkar lika bra med en hink som du samlar papperslappar i. Poängen är att huvudet behöver tömmas, så att du inte går runt och bär på kom ihåg-info där inne. ”Huvudet är för att jobba med idéer, inte förvara dem” säger David Allen som säljpitch till denna metod.

Det här med att samla in alla todos, vilket inkluderar mail, post it-lappar, digitala todos, anteckningar och sådant du bär på mentalt, är ett stort jobb. Den som aldrig har haft ordning förr, kommer att få lägga ansenlig tid innan han känner sig tömd. I en intervju med David Allen nämndes en heldag, det vill säga åtta timmar. Detta endast för det första steget.

Steg två i GTD är också jobbigt

När precis allt är tömt in i din inbox (som det bara får finnas en av!) kommer du att känna dig tom, vilket är bra. Många känner sig även utmattade och upplever vemod. Inga konstigheter. Nu börjar nästa steg: att sortera allt det där som du har öst in i inboxen. Detta steg är än mer omfattande än det första. Det är nu du ska avgöra om dina todos är något att ha, och om de är det så ska de planeras in med deadline.

I detta läge behöver det finnas en struktur, i form av olika todolistor. Förslagsvis arbetar du semantiskt med dessa, och lägger ”telefonsamtal att ringa” i en lista, medan ”arbete med boken” läggs i en annan och ”personlig utveckling” i en tredje. Dessa sammanhang är det du själv som avgör. Vad är rimligt för dig? Vilka sammanhang rör du dig i? Jag själv använder mig av listorna ”Veckan” och ”Idag” samt ”Väntar på”.

Steg tre, enkelt – Getting Things Done

Det tredje steget, som kanske känns som steg tolv, är att göra det du har planerat. Inga konstigheter. Då många uppgifter kräver andra personers inblandning, kommer vissa oundvikligen inte att bli gjorda. Det är därför du bör ha en ”väntar på”-lista. Notera vem du väntar på, och se till att påpeka detta för personen i fråga. Räkna med att få tjata.

När uppgifterna är klara är allting klart, och du levde lyckligt i alla dina dar? Nej, så enkelt är det inte. GTD är en livsstil eller ett arbetssätt som aldrig tar slut. Vad du har gjort nu, är att du har betat igenom de olika stegen och betat av det stora berget av kaos. Hädanefter kommer du att behöva lägga in nya saker i din inkorg då de dyker upp, och därefter planera ut dem för utförande. Detta bör du göra regelbundet, gärna utifrån en veckorutin.

Avancerad planering

Det går att göra det enkelt för sig, som jag gjorde i beskrivningen ovan. Getting Things Done rymmer dock fler detaljer, framförallt i planeringsstadiet. Det handlar om hur du sorterar dina uppgifter. Tanken är nämligen att du ska uppskatta hur lång tid varje uppgift tar, och när den ska vara gjord. På så sätt kan du rangordna och planera efter hur dina dagar och veckor ser ut.

David Allen jobbar även med nivåer av uppgifter. Medan ”Bli kvitt skulden” kan vara den högsta nivån av todo, finns det många underordnade nivåer innan denna kan flyttas till klar. Kanske ”Prata med banken”, ”Fixa extrajobb” och ”Kolla mängden sedlar i madrassen” kan vara några av dessa. På en lägre nivå kan ”skriva en lista på möjliga jobb att söka” vara en uppgift att jobba med.

Skriv ner vettiga todos

”Bli en bättre människa” är en usel todo. Vad innebär egentligen detta? Vad behöver uppfyllas för att du ska kunna bocka av denna uppgift? Tänk igenom det du lägger in i dina listor, och hur du formulerar det. Gör varje uppgift möjlig att slutföra, och skriv en tydlig beskrivning till dig själv vad som ska uppfyllas för att respektive uppgift ska anses vara klar.

Kom ihåg att planering ska vara enkel. Allt behöver inte planeras i detalj. ”Gå ut med soporna” behöver inte ens läggas in. Ta ut dem direkt. Enligt GTD ska alla uppgifter som tar två minuter eller mindre att utföra, göras direkt. Det är helt meningslöst att krångla med administration för triviala snabba uppgifter.

Är du osäker på hur du går vidare?

Behöver du hjälp med GTD? Ofta kan det te sig överväldigande att ta itu med sitt liv enligt en helt ny metod. Jag erbjuder coachning inom produktivitet, och är en sträng men ödmjuk handledare för den som anlitar mig. Ta kontakt via Maskulint så hjälper jag dig. Du kan även läsa mer på min personliga hemsida danforslund.se.

David Allens tegelsten till bok finns dessvärre inte på svenska (än), men du får tag på den från svenska bokhandlar och liknande. Den är inte spännande, utan rentav tråkig ibland, men jag rekommenderar alla att läsa den. Ditt liv kommer inte att vara detsamma efteråt.