Karriär och företagande

Så får du effektivare möten på jobbet

Möten kan vara stressande, ineffektiva och tröttande. Eller alldeles, alldeles underbara. Nej, skämt åsido – det går att ha bra möten, och här kommer några tips på hur.

Möten är något som hålls på de flesta arbetsplatser. I vissa fall är de effektiva, ändamålsenliga och tar inte mer än nödvändigt med tid. I många fall är de källor till frustration och tidsslöseri, som leder till att medarbetarna riskerar att komma efter med sina arbetsuppgifter. Möten är viktiga, men det gäller att hålla dem på rätt sätt. Som en otålig och strukturerad man ger jag här mina råd.

Därför drar möten ut på tiden

Det finns flera anledningar till att möten drar ut på tiden. En av de vanligaste är att personerna som ska vara med på mötet inte är förberedda/inlästa på de ämnen som ska tas upp. Således behöver onödig information dras på mötet för att uppdatera samtliga. Ett annat problem är att det inte finns en klar agenda med tydliga förslag, kring det som ska beslutas.

Bristande mötesdisciplin är ett mycket vanligt problem. Det är lätt hänt att folk drar iväg i diskussioner på sidospår, försöker lösa problem samtidigt som de diskuteras, eller börjar prata om sådant som inte bör tas upp på mötet. Utöver privata diskussioner räknas ämnen som inte berör samtliga på mötet in här. Den som är med på ett möte bör vara fokuserad och inte försöka fortsätta med de dagliga sysslorna parallellt med mötet. Det är också problematiskt om det saknas en strukturerad person som håller på disciplinen.

Några åtgärder för effektivare möten på jobbet

  • Först och främst, fundera om det alls behöver hållas ett möte. Kan frågorna som ska tas upp lösas via mail, eller genom att ansvariga personer svarar individuellt? Om inte, kalla till möte.
  • Se till att ha en klar agenda för mötet. Punkta upp det som ska diskuteras, skicka ut underlaget till deltagarna i god tid och poängtera att de måste sätta sig in i underlaget för att få delta.
  • Bestäm tid för varje punkt. Ha en bestämd tid för själva mötet, och håll den så kort som bara möjligt.
  • Den stora tidsbespararen: besluta om separata möten mellan inblandade i den specifika frågan om du märker att mer tid krävs. Lös ingenting på mötet! Det är respektlöst mot övriga deltagare.
  • Vid varje beslut, sätt en ansvarig, sätt en deadline och sätt en nästa action. Om det som beslutats inte görs i tid är det den ansvariges fel.
  • När mötet är slut, skicka ut en kort sammanfattning med todos till samtliga deltagare. På så vis slipper var och en bli ofokuserade genom att sitta och skriva ner sina uppgifter under mötet.

Boka in speciella tider för sociala aktiviteter

Det är en frestelse med det sociala på mötet. Troligen gillar du att umgås med dina arbetskamrater, och då blir det lätt en skämtsam och uppsluppen stämning som förtar fokusen på mötet. Det här är inget negativt, utan att reellt behov som varje arbetsplats behöver ta fasta på. Lösningen är att helt enkelt avsätta trivseltid när ingenting annat än socialt umgänge ska äga rum.

Tidigare artikel

Medelålderskris- Bitter eller bättre?

Nästa artikel

Män som stalkar kvinnor på nätet – pinsamt och obehagligt

Författaren

Dan Forslund

Dan Forslund

Dan Forslund är en författare och coach inom produktivitet. Utöver produktion av böcker håller han workshops i produktivitet. Till vardags jobbar han som SEO-expert och copywriter, och driver ett företag inom filmproduktion. Dan jobbade tidigare som journalist.

Läs Dans texter om produktivitet och personlig utveckling på hans blogg: danforslund.se

Inga kommentarer

Kommentera