I de två tidigare delarna av denna serie (länk 1, länk 2) har jag pratat om telefoni och smartphones. Denna gång är jag mer analog. Det handlar om att uppfostra människor in i ett kommunikationsflöde som du vill ha. Målet är att bli mer produktiv, med färre störningsmoment. Den kommunikation jag syftar på i denna artikel handlar uteslutande om arbets-/projektrelaterad slik.
Alla avskyr att bli störda mitt i en uppgift. De flesta avskyr framförallt att bli störda av den där otåliga personen som inte kan vänta tills du är klar, som inte skäms för att avbryta dig och stjäla din inplanerade tid. Personligen kan jag bli rosenrasande över denna respektlöshet, men vet även att det är bättre att tända ett ljus än att förbanna mörkret.
Således – lär människor kommunicera
När du är klar med att önska att världen var bättre, människorna smartare, politikerna hederligare, lönekontot mer välfyllt – då kan du välkomna dig själv till verkligheten. I mångt och mycket är hela livet en övning i stoicism (länk), och framförallt när det gäller kommunikation. Du behöver lära dig att förhålla dig till de ohyfsade störningsmomenten.
När ”han med hundarna”, Cesar Milan, var på TV regelbundet brukade jag kolla. Inte för att bli en bra hundägare, utan för att dessa program var utmärkta för att lära sig hantera människor. Med tiden har jag tagit in dessa tips i mitt förhållningssätt till världen och människorna, och detta har förenklat avsevärt. Framförallt när det gäller kommunikation.
Det är din kommunikation som är facit
Kom ihåg att du bestämmer. De som inte kommunicerar på dina villkor, gör det förmodligen för att du inte sagt åt dem hur du vill ha det. Du behöver vara extremt tydlig, på en nivå som känns som en ren förolämpning. Men det fungerar inte annars. Dessa andra personer har allt sitt att tänka på, och du kan inte räkna med att få den fulla uppmärksamheten.
Steg 1: Använd deadlines
När jag har intervjuat en kund (jag jobbar som skribent) händer det att vi pratar praktiskt om vad jag ska skriva. Det är lätt hänt att han eller hon dröjer kvar och förväntar sig att jag ska skriva direkt på plats. Detta gör jag dock aldrig. Jag säger istället ”jag hör av mig på fredag med texterna”. Detta får kunden att lämna mig i fred, och jag slipper en person som ska titta mig över axeln medan jag skriver.
Förutom att det är ytterst störande med någon som blickar över axeln är risken överhängande att den andra personen är med och tycker till om meningsbyggnad och annat. Förbjudet. Detta kan med fördel anammas även i andra sammanhang, oavsett typ av uppgift. Berätta när du ska återkomma, så blir du lämnad i fred tills dess. Den andra personen känner sig trygg och är nöjd med att slippa ”bollen hos sig”.
Steg 2: Förbered dig inför att vara ostörd
Precis som i fallet ovan, diktera villkoren för hur ditt arbete ska ske. Tala om för personer som är benägna att störa, att du kommer att låta bli att kommunicera under den speciella viktiga arbetsdagen. Förbered dem på att du inte kommer att kunnas nås, svara på eventuella frågor innan och se till så att du slipper dem helt under denna dag.
Åk gärna bort och jobba på annan plats, så de inte heller kan nå dig rent fysiskt. Stäng av appar, notiser och gärna mobilen själv. Bygg en mental bunker dit inga signaler från omvärlden når. Om du har barn, fixa barnvakt i förväg.
Steg 3: Planera in kommunikationstid
Du har säkert sett mönstret redan. Nyckeln till god kommunikation är strategier för att slippa kommunicera. Den som är tydlig, rak och konsekvent kommer att mötas med respekt och omvärlden kommer att vara mer effektiva när det väl ska kommuniceras. Den som aldrig ”släpper allt” för att höra det senaste skvallret från Paradise Hotel uppfattas som en seriös person, vars tid man inte vill slösa med.
Genom att göra som läkaren, och sätta fasta telefontider eller svara på mail-tider, besökstider eller vad som nu är relevant för dig, gör du människor vana vid att inte störa dig i onödan. Du som jobbar på kontor har kanske en dörr att stänga vid övriga tider, eller så drar du helt sonika på dig hörlurar även om det inte är något ljud på i dem. Signalera upptagenhet. Planera in tidpunkter för kommunikation. Boka möten för minsta lilla avstämning.
Steg 4: Undvik mail-kommunikation med färdiga mallar
Amerikanske entreprenören Tim Ferriss är känd för att ha långa FAQ:s i sina automatiserade svarsmail. Han har samlat de vanligaste typerna av frågor från människor som kontaktar honom, och besvarat dem i förväg. På detta sätt slipper han svara på samma frågor om och om igen, samtidigt som han faktiskt hjälper personen som hör av sig.
För dig som vill veta mer om detta rekommenderar jag att du läser Ferriss debut, och även mest kända bok, The Four Hour Work Week. För mig blev denna bok en viktig pusselbit i ambitionen att bli en mer produktiv person.
Steg 5: Standardisera även andra kommunikationsbeteenden
Vara konsekvent i alla lägen. Om du alltid har för vana att boka in möten för kommunikation, kommer andra människor till slut att förstå att det inte går att vara spontan. De finner sig i ditt sätt att kommunicera. Det finns de som inte gör det, men då behöver du vara tydlig: ”Ditt beteende får konsekvens för mina andra projekt, hur försvarar du det för mina kunder?”.
Jag har standardiserat mina SMS. Om ett nummer jag inte känner igen ringer till mig, svarar jag alltid med SMS. ”Jag kan inte prata just nu. Vad gäller det?”. Magin ligger i frågan. Personen som ringer måste berätta sitt ärende, eller riskera att inte bli uppringd. När du vet ärendet kan du själv avgöra om det är viktigt nog att ringa upp för. Det finns en viss sorts person som detta inte biter på, och han kommer att svara ”ring mig”.
Steg 6: Ge förslag och förkorta kommunikationen
Om du mailar med en person kan du tjäna på att hålla kedjan kort. Istället för att skicka mail med texten ”Passar det nästa vecka?” Skickar du ”Jag kan tisdag kl 12, onsdag vid 16 eller fredag hela dagen. Något som passar?”. Detta sparar tid åt både dig och den du mailar med.
Även i annan kommunikation vinner du på att ta ledningen och ge ett konkret förslag snarare än att försöka lista ut vad den andra vill. En bonus är att du framstår som en ledare som tar befäl och ansvar, och vinner respekt. Generellt sett är detta ett alfadrag (läs mer om vad en alfahanne är här), och det vinner du på. Sträva alltid efter att ge fler förslag än frågor. Vid behov, ge flera förslag och alternativ. Hjälp motparten att tänka och välja (naturligtvis ska ditt favoritalternativ vara mest fördelaktigt presenterat).
Steg 7: Medveten fördröjning
Har du någon gång svarat på ett mail samma minut som det landar i inboxen? Det har du förstås. Risken med detta beteende är att du hamnar i en chatt med mottagaren. Om han eller hon också svarar direkt, kommer era mail till slut att bestå av en mening per brev. Detta är naturligtvis inte effektivt, och leder till en informell chit chat-diskussion.
Av anledningen ovan, vänta alltid med att besvara mail och SMS. Jag brukar vänta 30-60 minuter om det är viktigt, och längre om det är oviktigt. Vid telefonsamtal, svara med SMS enligt exemplet i steg 5. Den som vill ha svar direkt av dig får helt enkelt boka ett möte.
Steg 8: Kort och koncis
Gå ”rakt på strupen” kring det väsentliga i kommunikationen. Detta lyckas du med genom att planera i förväg vad som ska sägas och överlämnas. Vid mer komplexa ärenden, skriv ett dokument med svar på frågor som motparten troligen kommer att ställa. Gör det enkelt. Se till så att mötena hålls korta, och fokuserade.
Jodå, det skadar inte att vara trevlig
Om du följer alla tips här ovanför kommer du tveklöst att framstå som en upptagen, seriös man som inte slösar tid på vardagliga struntsaker. Detta är inte alltid av godo. Men poängen är inte att vara strikt på det viset, utan att hålla isär väsentligheter från mer personligt umgänge.
Om du blandar diskussioner om sportresultat, politik, skvaller från umgängeskretsen och liknande med seriösa jobbdiskussioner, är risken att viktiga saker glöms bort. Jobb först, lek sedan. Så resonerar åtminstone jag.
Läs även:
Tvåstegsmetoden för produktivitet
